Korjaamoalan digitalisaatio etenee: tiedon yhdistämisellä tehokkuutta työprosesseihin
Digitalisaatio on 2000-luvulla pyyhkäissyt yhteiskunnan yli voimalla, ja myös korjaamoalalla mapit ja laskukoneet ovat jo jäämässä historian havinaan. Digitaalisilla toiminnanohjausjärjestelmillä on kuitenkin edelleen paljon annettavaa suomalaisten korjaamojen arkeen ja liiketoiminnan tehostamiseen, lupaa ohjelmistotalo Confirman Sales Manager Ville Haka. Merkitystä on paitsi järjestelmällä myös siinä, kuinka hyvin sitä osataan käytännön työssä hyödyntää.
Digitalisaatio etenee – mutta kuviteltua hitaammin
Ville Hakan mukaan suomalainen korjaamoala on edelleen varsin perinteinen toimiala – muutokset tapahtuvat usein hitaammin kuin julkisessa keskustelussa annetaan ymmärtää. Vaikka digitalisaatiosta siis puhutaan jo paljon, käytännön työprosesseissa ei ole tapahtunut yhtä suurta murrosta kuin monilla muilla aloilla.
– Suuria toimintatapojen muutoksia ei ole tapahtunut. Korjaamoissa tehdään edelleen paljon asioita samalla tavalla kuin ennenkin. Paperiset työmääräykset ovat lähes kadonneet, mutta niitäkin löytyy edelleen.
Suurimmilla korjaamoilla on jo jokin järjestelmä käytössään, mutta niiden hyödyntämisessä on isoja eroja. Pienemmiltä korjaamoilta järjestelmä usein puuttuu kokonaan, ja juuri tässä Confirma voi auttaa. Järjestelmän tuomia keskeisempiä hyötyjä on etenkin huoltohistorian kertyminen, joka helpottaa sekä liiketoimintaa että asiakaspalvelua.
Hakan mukaan korjaamoalalla dataa on etsittävä useista eri järjestelmistä, jolloin työn tehokkuuteen vaikuttaa se kuinka hyvin varaosakatalogit, työohjeet, asiakasrekisterit, ajanvarauspalvelut ja laskutus keskustelevat keskenään.
Pohjoismaista digitalisaatiota
Ohjelmistotalo Confirma toimii tällä hetkellä kaikissa Pohjoismaissa: Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa. Sama korjaamoalan Confirma Quick3 -järjestelmä on käytössä kaikilla markkinoilla, mutta paikalliset organisaatiot vastaavat kunkin maan toiminnasta. Suomessa toimintaa hoidetaan suomalaisesta organisaatiosta käsin.
– Suomessa korjaamoala on käytännöllinen ja varovainen. Uusia ratkaisuja otetaan käyttöön silloin, kun ne tuovat selkeää hyötyä liiketoimintaan. Teknologia ei ole itseisarvo, vaan sen pitää helpottaa arkea.
Päätavoitteena lisäarvon tuottaminen
Confirman Quick3-ohjelmiston tausta ei alun perin ollut korjaamoalassa. Yritys on toiminut pitkään tukkukaupan sekä vapaa-ajan koneiden parissa. Asiakkaina on ollut esimerkiksi moottorikelkka-, mönkijä- ja moottoripyöräliikkeitä, joissa yhdistyvät myynti ja huoltotoiminta.
Confirma aiemman Windows-pohjaisen järjestelmän kehitysmahdollisuudet alkoivat kuitenkin tulla vastaan. Uuden Quick3-järjestelmän kehittämisen yhteydessä havaittiin, että samalla voidaan tuoda lisäarvoa myös autoalan jälkimarkkinaan, erityisesti korjaamoille ja varaosaliikkeille.
Markkinoilla nähtiin myös mahdollisuus uudelle kilpailulle. Monella toimijalla oli käytössään vain yksi vaihtoehto, eikä kilpailun puute välttämättä kannustanut kehitykseen.
Työnkulun tehokkuus parantaa kannattavuutta
Hakan mukaan toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimmät tehtävät ovat työkulun tehostaminen ja hallinnon automatisointi.
Perinteisesti järjestelmät ovat määritelleet, miten korjaamossa toimitaan. Pieni korjaamo toimii kuitenkin eri tavalla kuin suuri monimerkkikorjaamo, eikä kaikkia voida pakottaa samaan malliin. Confirman korjaamo-ohjelmisto taipuu eri kokoisten yritysten käyttöön ja toimintamallit voidaan rakentaa juuri oman yrityksen tarpeiden mukaan.
Asiakkaat arvostavat käytettävyyttä
Hakan mukaan yksi Confirman korjaamo-ohjelmiston suurimmista hyödyistä näkyy työnjohdon arjessa. Työnjohtaja käsittelee usein samanaikaisesti useita työmääräyksiä, asiakasyhteydenottoja, varaosia ja laskutusta. Siksi on tärkeää, että järjestelmä mahdollistaa useiden työmääräysten käsittelyn kerrallaan.
– Työnjohtajan työ keskeytyy jatkuvasti. Puhelin soi, asiakas tulee tiskille, asentaja kysyy neuvoa, Haka kuvaa.
Confirman Quick3-järjestelmässä voi olla samanaikaisesti avoinna rajaton määrä työmääräyksiä, asiakastietoja, ostotilauksia tai muita toimintoja, ja niiden välillä voi siirtyä samalla tavalla kuin selaimen välilehdillä. Monet asiakkaat yllättyvät siitä, kuinka paljon työskentely tämän ominaisuuden myötä helpottuu.
Yksi asia, jonka Confirman asiakkaat nostavatkin lähes poikkeuksetta esiin, on järjestelmän käytettävyys. Confirman tavoitteena on ollut rakentaa järjestelmä, joka mukautuu korjaamon toimintatapoihin sen sijaan, että korjaamon pitäisi mukautua järjestelmän vaatimuksiin.
Selainpohjaisella järjestelmällä sujuvat päivitykset
Confirman Quick3 -järjestelmä toimii pilvipalveluympäristössä ja se toimii selaimella ja mobiilisovelluksella missä tahansa ilman paikallisia asennuksia. Myös tietoturva on huomioitu järjestelmässä monella tasolla.
Ohjelmisto toimii SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli palvelu maksetaan kuukausimaksuna. Mallin etuna on, että kaikki päivitykset sisältyvät palveluun automaattisesti. Uudet ominaisuudet, parannukset ja kehitystyö tulevat asiakkaiden käyttöön ilman erillisiä lisenssi- tai päivitysmaksuja.
– Kun uusi versio julkaistaan, asiakas päivittää käytännössä vain selaimen näkymän. Uudet ominaisuudet ovat käytössä sekunneissa. Selainpohjaisuus mahdollistaa myös jatkuvan kehityksen ilman raskaita käyttökatkoja tai erillisiä päivitysprojekteja, korostaa Haka.
Asiakas kirjautuu järjestelmään, hyväksyy päivityksen ja uudet ominaisuudet ovat heti käytettävissä.
Confirma järjestää säännöllisesti webinaareja ja koulutuksia uusien ominaisuuksien käyttöönotosta. Päivityksiä julkaistaan noin kerran kuukaudessa, ja niiden yhteydessä asiakkaille tiedotetaan uusista toiminnoista. Käytännössä kaikki asiakkaat eivät kuitenkaan ehdi perehtyä päivitystiedotteisiin, minkä vuoksi koulutuksella ja viestinnällä on tärkeä rooli.
Pieni korjaamo, suuri etu
Digitalisaatio näkyy erityisesti varaosatoimittajien palveluissa. Varaosakatalogit sisältävät nykyisin huomattavasti enemmän tietoa kuin pelkät varaosaluettelot. Niistä löytyvät esimerkiksi työohjeajat, huoltotiedot sekä ajoneuvokohtaiset huolto-ohjelmat.
Siksi digitaaliset työkalut voivat olla ratkaiseva apu silloin, kun pieni riippumaton korjaamo kilpailee suurten ketjujen kanssa. Hakan mukaan kilpailuetu syntyy ennen kaikkea tiedon saatavuudesta ja integraatioista.
Korjaamon ei kuitenkaan tarvitse rakentaa kaikkea itse, vaan hyödyntää olemassa olevia palveluita. Confirman rooli on toimia eri järjestelmien yhdistäjänä.
– Me emme tuota itse varaosadataa tai huoltotietoja. Meidän tehtävämme on integroida alan eri palvelut osaksi samaa kokonaisuutta ja mahdollistaa tiedon sujuva liikkuminen järjestelmien välillä.
Suomen korjaamoalalla järjestelmien yhdistämisen merkitys korostuu vanhan autokannan vuoksi.
– Monimerkkikorjaamoita on paljon, kun vanhempaa autokantaa ei tarvitse huollattaa merkkikorjaamoilla. Monimerkkikorjaamoilla on myös paljon valinnanvaraa varaosatoimittajista, kun vanhemmissa autoissa ei tarvitse käyttää merkin omia alkuperäisosia. Meille se taas tarkoittaa sitä, että meidän pitää mahdollistaa sujuvat yhteydet ja tilauskanavat kaikkiin asiakkaiden toimittajiin ja muihin järjestelmiin.
Monipuolinen integroiminen avaa toimintamahdollisuuksia
Haka kuvaa nykyaikaista toiminnanohjausjärjestelmää eräänlaisena verkostokeskuksena, jonka ympärille koko korjaamon digitaalinen toimintaympäristö rakentuu. Varaosatoimittajien katalogit, työohjeajat, puhelinjärjestelmät, ajanvaraukset asiakas- ja ajoneuvorekisterit voidaan yhdistää samaan kokonaisuuteen. Jokaiselle asiakkaalle voidaan rakentaa juuri sen toimintaan sopiva kokonaisuus.
– Käymme uuden asiakkaan kanssa läpi, mitä palveluita ja toimittajia korjaamo käyttää. Tämän jälkeen kytketään tarvittavat integraatiot, jotta käytössä olevat järjestelmät toimivat saumattomasti yhdessä. Mitä paremmin järjestelmä keskustelee muiden toimialan palveluiden kanssa, sitä tehokkaammin korjaamo pystyy toimimaan, Haka luonnehtii.
Confirma on toteuttanut integraatioita myös autonvalmistajien järjestelmiin. Esimerkiksi Mazda-huoltoverkostossa huoltotiedot liikkuvat automaattisesti korjaamon ja valmistajan järjestelmien välillä.
– Kun valtuutettu Mazda-korjaamo huoltaa auton, tiedot voidaan siirtää suoraan valmistajan järjestelmiin ilman erillisiä kirjauksia.
Liiketoimintadata yhä tehokkaampaan käyttöön
Digitaaliset järjestelmät paitsi sujuvoittavat työtä myös tallentavat dataa korjaamon arjesta. Haka arvioi, että korjaamon eri osa-alueilta kertyvän datan analytiikkaa käytetään silti liiketoiminnan kehittämisessä vielä verrattain vähän. Tyypillisesti kirjanpitoon toimitetaan tarvittavat raportit, joiden pohjalta nähdään, miten on mennyt.
Mahdollisuuksia olisi kuitenkin paljon enemmänkin.
– Esimerkiksi Quick3:een on liitettävissä BI-työkalu (Business Intelligence), jonka avulla voidaan reaaliajassa nähdä mm. varastonkiertoa ja sen pohjalta optimoida omaa varastoa. Tai tarkastella huoltoihin käytettyjä työaikoja ja sitä kautta tunnistaa henkilöstön vahvuudet sekä järjestää koulutusta tarvittavilla osa-alueilla.
Myynnin osalta on mahdollista tarkastella kattavasti paitsi kokonaisuutta myös yksittäisiä varaosia ja esimerkiksi niiden katerakennetta. Tämän avulla voidaan tehdä kannattavuutta parantavia muutoksia hinnoitteluun. Ostojen puolella puolestaan nähdään esimerkiksi toimittaja-, tuoteryhmä- ja tuotekohtaisesti, mistä ostot on ollut kannattavinta tehdä.
Korjaamon kokoluokka vaikuttaa paljon siihen, miten hyvin eri liiketoiminnan osa-alueilta kertyvää dataa hyödynnetään. Näin ei välttämättä tarvitsisi olla – Hakan mukaan myös pienemmillä korjaamoilla olisi nykypäivänä hyvä mahdollisuus ottaa hyöty irti omasta toiminnastaan kertyvästä datasta.
